Wirtualne biuro – za i przeciw

Można podniecać się adresem w prestiżowym miejscu czy wirtualną asystentką. Pytanie, jak w ostateczności wygląda bilans za i przeciw wirtualnego biura?

Choć popularność wirtualnych biur rośnie, wciąż jeszcze wiele osób decyduje się na rejestrację działalności po prostu w domu. Ważą wszystkie za i przeciw i podejmują racjonalną decyzję. A może nie?

Niższe koszty – na początku i niektóre

Na pewno wynajęcie biura „na mieście” kosztuje. W zależności od miasta od kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie. Nawet, jeśli będzie to jeden pokój z oknem od strony zagraconego podwórza, wydatek będzie spory. I być może zupełnie niepotrzebny, jeśli firma to na razie jedna osoba, w zasadzie freelancer.

Z drugiej jednak strony profesjonalizm wymaga, aby telefony były odbierane, poczta dostarczana a pisma potwierdzane. Zamiast wydawać pieniądze na biuro i sekretarkę, można na początku zminimalizować koszty. Wirtualne biuro będzie tutaj niezłym rozwiązaniem – zamiast płacić kilku tysięcy, początkujący przedsiębiorca wyda kilkaset złotych.

Wirtualna asystentka odbierze telefony i przekieruje rozmówców do prowadzącego działalność gospodarczą. Klienci nie zorientują się, że to wirtualna usługa.

Dobry adres – czasem potrzebny

Co ważne, będzie mógł pochwalić się niezłym adresem. I chociaż rzecz jest bardziej wizerunkowa niż rzeczywiście znacząca dla rozwoju biznesu, warto się nad nią zastanowić. Klienci mogą inaczej podchodzić do przedsiębiorstwa, które zarejestrowane jest w mieszkaniu (co przecież widać w adresie), a inaczej do takiego, które mieści się w budynku w centrum miasta.

Nic nie szkodzi, że realnego biura tam nie ma. Ważne, że na potrzeby chwili można wpisać na wizytówce profesjonalny adres. Niektórzy tego potrzebują.

Z bardziej praktycznych rzeczy: wirtualne biuro może być przydatne do odbioru różnego rodzaju korespondencji. Niezależnie od tego, czy chodzi o listy od kontrahentów, faktury czy pisma z urzędu skarbowego czy ZUS dotrą do biura, a nie do domu.

Uwaga: mogą pojawić się opóźnienia

W tym miejscu warto się na moment zatrzymać. Bo o ile usługa odbioru poczty może być wygodna, nie zawsze będzie opłacalna. Otóż w większości przypadków wirtualne biura wysyłają całą korespondencję w paczkach, w określonych w umowie odstępach czasu.

W czym problem? Niektóre pisma wymagają szybkiej reakcji. Wezwania, noty korygujące czy inne podobne sprawy trzeba załatwiać od ręki. I oczywiście obsługa biura wirtualnego może je przesłać zaraz po otrzymaniu, ale nie za darmo. Taka usługa kosztuje ekstra.

Mimo wszystko – trzeba płacić

Tak, jak w przypadku każdej usługi, także za wirtualne biuro trzeba płacić. W zależności od rodzaju usługi kwoty mogą być różne. Zarejestrowanie wirtualnego adresu w Katowicach kosztuje niecałe 70 zł. Tyle, że nic więcej się za te pieniądze nie dostaje. Pełna usługa oznacza konieczność wyasygnowania każdego miesiąca ćwierci tysiąca złotych.

W Warszawie jest jeszcze drożej. Tam pełna obsługa może kosztować nawet pięćset złotych miesięcznie. Co oczywiście oznacza wydatki na znacznie niższym poziomie niż gdyby wynajmować prawdziwe biuro i zatrudniać prawdziwe sekretarki, jednak dla początkującego freelancera może być kwotą nie do przejścia.

Opracowanie: Materiał stworzony przy współpracy z MadOffice 24, użyczającą wynajmującą wirtualne biuro w Warszawie.